Responsable de zone import-export

Objectifs et contexte de la certification :

Plus que jamais, dans ce contexte de crise sanitaire inédite, le développement à l’international repose sur des compétences spécifiques solidement ancrées et, par conséquent, sur la formation. Les filières qui y conduisent sont porteuses pour les personnes en quête d’emploi ou d’accélérateur de carrières, car les besoins des entreprises, particulièrement les PME, sont en hausse. 

Lors des universités d’été 2019 de l’internationalisation des entreprises, les participants ont en effet déploré leurs difficultés à recruter des collaborateurs « réellement formés pour le commerce international, c’est-à-dire maîtrisant à la fois les langues étrangères et les pratiques du commerce international. Cette difficulté est particulièrement forte pour les PME ». Selon une étude de Medef international et du Meti (Mouvement des entreprises de taille intermédiaire) parue en juillet 2020, 45% des ETI se disent freinées par les problématiques de ressources humaines dans leur développement à l’international. Par manque de compétences mais aussi en raison de difficultés de recrutement.  

La montée en compétences des collaborateurs et des dirigeants est une ressource clé pour le développement à l’international.  

Le quotidien du Responsable de Zone Import-Export comporte, de façon non exhaustive : Prospections, propositions commerciales, gestion de stocks, rédaction de cahiers des charges, négociation de contrats de ventes et d’achats, entretien des relations internationales clients et fournisseurs pour une fidélisation optimale, respect des règles du commerce international, gestion des commandes internes et externes et respect des délais, évaluation des produits et marchandises, gestion des contentieux…

On peut constater que les domaines de compétences du responsable import-export sont nombreux : droit international dans le domaine du commerce, règlement du transport, management, techniques commerciales et de négociation, organisation de logistique etc. sans oublier les qualités personnelles, qui sont aussi importantes.

Activités visées :

 Le, la responsable de zone import-export effectue les activités suivantes : 

• Développement de la stratégie internationale sur la zone d’exportation
• Développement de la stratégie internationale sur la zone d’importation 
• Conception du projet de développement international sur sa zone
• Mise en œuvre du projet de développement international sur sa zone
• Administration des ventes à l’export 
•  Administration des achats à l’import 
• Coordination ADA-ADV 
• Mise en place d’une démarche d’amélioration continue sur sa zone  
• Optimisation d’une stratégie d’import-export  

Compétences attestées :

Réaliser un audit interne de l’organisation à l’aide d’outils stratégiques d’analyse pour évaluer la capacité de l’organisation à se développer à l’international. 

Effectuer un diagnostic externe de la zone choisie et une matrice de sélection des pays pour sélectionner le ou les pays ayant le potentiel commercial le plus intéressant pour l’entreprise et le risque le plus faible.

Réaliser une étude de marché sur les marchés prioritaires en utilisant les informations fiables et actualisées pour cerner en détail les potentialités du (ou des) marché (s) choisi(s). 

Déterminer la stratégie de développement internationale de la zone ou des pays choisis en analysant l’étude de marché pour définir le plan d’actions opérationnel en fonction des caractéristiques du ou des pays.

Optimiser les stratégies d’achats directs et indirects en les analysant à l’aide d’une matrice d’analyse du portefeuille d’achat pour améliorer la gestion des ressources dans une démarche d’achat durable.  

 Sourcer, à l’aide d’une matrice critériée, les fournisseurs en utilisant les outils de e-sourcing (plateformes, places de marché) pour sélectionner les plus adaptés au contexte d’entreprise. 

Emettre des appels d’offres internationaux (AOI) dans la langue appropriée auprès des fournisseurs présélectionnés en s’appuyant sur le cahier des charges rédigé en collaboration avec les services concernés pour obtenir des offres commerciales et techniques en réponse aux besoins exprimés par l'organisation.   

Choisir le partenaire/ fournisseur alliant la meilleure combinaison coût-délai-qualité-éthique, en procédant à l’analyse des offres (critères d’attribution, pondération des critères, notation) et de leur impact sur la création de valeur. 

Préconiser les adaptations du mix (produits, packaging, prix, positionnement…) nécessaires à une adéquation optimale aux exigences de la future clientèle en prenant en compte les contraintes de l’organisation.  

Rédiger les conditions générales de vente et/ou d’achat en prenant en compte la politique commerciale de l’organisation (modalités de paiement, délais de livraison, délai de rétractation, etc…) pour constituer la base légale des relations avec les partenaires.

Répertorier l’ensemble des coûts propres à l’importation ou l’exportation envisagée pour fixer un prix de vente ou un prix d’achat maximum.

 Construire une offre commerciale export dans le respect des contraintes administratives et règlementaires de la zone pour satisfaire la demande locale.

Communiquer en langues étrangères à l’écrit et à l’oral avec les partenaires (clients, fournisseurs, parties prenantes du projet…) pour promouvoir l’organisation, animer des présentations et négocier avec efficacité dans un contexte interculturel.  

Prospecter en participant à des salons physiques et/ou virtuels et en mettant en œuvre des stratégies multicanales pour rechercher des futurs partenaires et clients.

Mener une négociation internationale complexe en étudiant les usages et les codes culturels des parties prenantes pour éviter tout risque d’incompréhension ou de malentendus.

Contractualiser la vente, l’achat et/ou le partenariat en conciliant les intérêts des deux parties dans une démarche éthique pour sécuriser la relation et le respect des contraintes juridiques, légales et culturelles du marché. 

Animer un réseau de partenaires à l’international en adaptant la communication, les supports et les techniques aux spécificités culturelles et aux usages locaux pour développer les ventes et pérenniser les relations commerciales.

Contrôler l’enregistrement de la commande saisie par l’assistant(e) export dans le progiciel de gestion (ERP) dédié pour mettre en œuvre l’ensemble du processus de gestion des commandes au sein des services concernés (logistiques, financiers, ADV…). 

Donner les instructions nécessaires en interne et en externe pour la production et l’expédition de la commande dans le cadre du processus et de la démarche éco-responsable définis par l’entreprise en s’assurant que les risques seront gérés pour délivrer la marchandise dans le respect des conditions du contrat signé. 

Organiser la gestion administrative des obligations documentaires liées à la vente grâce à la digitalisation de la chaîne commerciale en utilisant un outil collaboratif pour coordonner les différentes parties prenantes internes et/ou externes.

Suivre la bonne réalisation de la commande à l’aide des tableaux de bord, et en assurant l’interface en français et/ou en langues étrangères avec les différentes parties prenantes, pour éviter les risques de non-conformité.   

Calculer les besoins exacts des services et/ou de la production de l’entreprise en respectant la stratégie d’achat définie pour générer les approvisionnements et optimiser le stock dans un objectif d’achat durable. 

Préparer les formalités d’importation en respectant les contraintes légales et règlementaires à l’importation pour anticiper les risques liés au dédouanement import et pouvoir disposer des marchandises le plus rapidement possible. 

Superviser le contrôle qualitatif et quantitatif de l’arrivage de marchandises et la mise en stock pour identifier les non conformités, retard de livraison, contrefaçons et mettre en œuvre les recours possibles.   

Vérifier le respect des obligations des deux parties (client-fournisseur) avec les indicateurs de performance définis par la direction pour assurer une relation commerciale stable et durable avec les fournisseurs. 

Superviser les tâches des assistant(e)s import et export en contrôlant la bonne exécution de l’administratif pour anticiper les éventuels problèmes et informer le client ou le fournisseur des risques de non-conformité.

Assurer une veille stratégique à l’international en mobilisant des outils numériques pour disposer de tous les éléments d’information nécessaires pour saisir les opportunités à l’international.        

Etudier les processus import-export de l’entreprise, à l’aide d’un logigramme, pour repérer et spécifier les évènements manquants (vérifications, contrôles, enregistrements…) par rapport aux spécificités de sa zone dans une démarche d’amélioration continue et de RSE.

Ajuster l’organisation de l’activité   d’importation-exportation, sur la zone, en utilisant les outils collaboratifs pour pallier aux évènements manquants repérés  

Recenser   les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs économique, social   et environnemental fixés par la direction sur chacun des marchés de la zone   en utilisant un outil méthodologique d’Organigramme Tâches du Projet (OTP ou WBS en anglais) pour faciliter la mise en place du projet de développement.          

Élaborer le budget relatif au développement de sa zone en analysant les contraintes et les risques au regard   des objectifs fixés par la direction pour déterminer les objectifs minimum à atteindre dans une démarche responsable.  

Constituer les dossiers permettant de mobiliser les dispositifs de soutien à l’international disponibles pour aider l’entreprise à se développer à l’international.

Suivre l’activité de sa zone en analysant des indicateurs de suivi en lien avec l’activité et la zone concernée à l’aide de tableur pour identifier et analyser les écarts par rapport aux objectifs fixés.

Réaliser un reporting commercial périodique en collectant et analysant les données relatives à la zone concernée pour cibler les axes d’amélioration possible.

Modalités d'évaluation :

Mise en situation professionnelle reconstituée écrite en groupe et individuelle

Mise en situation professionnelle réelle écrite individuelle      

Mise en situation professionnelle reconstituée orale par groupe 

Production écrite individuelle réalisée en centre de formation.  

Études de cas individuelles écrites