Manager de portefeuille projets

Objectifs et contexte de la certification :

Objectifs :

La gestion d’un ou plusieurs projets recourent à des métiers différents aux sigles peu distincts ; le chef de projet n'a en charge qu’un seul projet, alors que le Project Manager Officer a la charge d’un programme (ensemble de plusieurs projets réunis sous un ou plusieurs objectifs communs). Dans le cas où plusieurs programmes sont à mener de front, on emploiera dans le monde anglo-saxon le terme de Program Manager (PM ici aussi) ou Program Director, Directeur des programmes (à terme) en français. Si le chef de projet structure, organise, priorise, pilote, anime, convainc, mesure les objectifs et évalue les risques d’un projet, le Manager de portefeuille projets anime et coordonne, assure la cohérence avec la stratégie globale de l’entreprise, arbitre et priorise, apporte la méthode de processus stratégiques et choisit la méthodologie la plus appropriée à chaque projet, pour enfin analyser et reporter le suivi des différentes dimensions des projets en cours. 

Contexte :

Depuis la fin des années 80, le management par projet s’est introduit de façon plus systématique dans les entreprises pour en changer profondément les pratiques et les performances. Ce nouveau mode d’organisation a ainsi infiltré petit à petit des secteurs variés, en commençant par l’industrie de masse : services, entreprises publiques, PME, Recherche & Développement, etc. Deux grandes causes sont identifiées : d’une part la rationalisation inédite qu’a connue l’industrie afin de réaliser des projets plus complexes et plus innovants en un temps plus court. D’autre part, les réorganisations permanentes des entreprises dues à l’évolution des systèmes d’information et des processus de travail liés notamment aux certifications qualités.

Dès cette époque, le mouvement de transformation des organisations commence et ne cessera plus. Bien au contraire, le management par projet est aujourd’hui devenu le mode privilégié des entreprises pour garantir leur compétitivité.

Depuis les années 2000, l’entreprise subit de profondes transformations sous l’effet de facteurs encore plus divers : économiques, technologiques et organisationnelles. La crise sanitaire de ces deux dernières années ainsi que la déstabilisation engendrée par le dérèglement climatique et la guerre en Ukraine illustrent quant à eux, que les entreprises doivent s’adapter en permanence. Elles font face aujourd’hui à des facteurs toujours plus inédits, requérant de leur part, une flexibilité et une capacité de renouvellement sans précédent. 

Le mode projet s’inscrit dans un contexte de marché tendu de recrutement, soit lié à la guerre des talents, soit lié à des secteurs désertés par les nouvelles générations. Le mode projet, plus horizontal et collaboratif répond à la demande du plus grand nombre et apporte une réponse en matière d’engagement et de fidélisation des collaborateurs. Qu’il s’agisse de la refonte d’un site web requérant les compétences marketing, communication et informatique ou de faire collaborer une start-up et une grande entreprise sur un projet innovant, le mode projet s’invite aujourd’hui à toutes les étapes et dans tous types d’organisations.

Activités visées :

Analyse de faisabilité et de priorisation des projets

Gestion prospective des risques et de leur anticipation

Allocation des ressources humaines, matérielles, technologiques et financières

Conduite de l’élaboration des Cahiers des Charges Fonctionnels du portefeuille de projets

Coordination des étapes et phasages des projets en responsabilité

Conduite du changement auprès des usagers et des acteurs

Gestion de la clôture et de l'évaluation des projets

Evaluation et retours d’expériences des différents projets

Gestion opérationnelle des équipes projets

Mise en œuvre du facility management

Gestion d’une équipe pluridisciplinaire, intergénérationnelle et multiculturelle

Compétences attestées :

Recueillir auprès des décideurs (organe de gouvernance, commanditaires métiers, sponsors, etc.) les besoins en projets en utilisant les méthodes d’enquêtes et d’interviews afin de mesurer l’ampleur des activités (en parallèle ou en transversalité) des différents projets à mener et procéder à une hiérarchisation des demandes

Analyser la faisabilité économique de chacun des projets en étudiant le rapport de force entre les différents ratios budgétaires et financiers pour mesurer sa pertinence au regard de la stratégie globale de l’organisation et de son retour sur investissements et établir la priorisation des projets

Analyser les contraintes inhérentes aux projets en menant les enquêtes et en les synthétisant sous forme de tableau, pour s’assurer que les acteurs internes et externe les aient bien pris en compte et de la viabilité des actions à mener dans son contexte pluridisciplinaire

Cadrer les projets confiés en structurant l’ensemble des données à l’aide d’une charte globale de déploiement prévisionnel des projets et en rédigeant la note de cadrage des projets afin faciliter la prise de décision de la direction générale à l’égard des différents besoins de l’organisation et projeter la cohabitation des différents projets par rapport aux politiques et stratégies menées

Identifier les risques des projets, en procédant à des entretiens d’analyse de risque avec les équipes et parties prenantes pour chaque projet du portefeuille, en consultant les rapports de clôture de précédents projets (similaire ou proches) dans le but d’établir le registre des risques inhérents aux projets et de faciliter la conduite des projets

Analyser les risques identifiés pour chaque projet du portefeuille, en les documentant de façon détaillée, en les cartographiant, en les associant à un tableau de bord digital, les priorisant et en leur assignant un responsable des risques, dans le but de mettre en place les actions préventives et définir le plan de gestion des risques optimal à mettre en place en cas de risques avérés

Assurer le suivi des risques tout au long des projets en les réévaluant périodiquement, en adaptant les actions à mettre en place, en mettant en œuvre des dispositifs de prévention dans le but de les anticiper, de minimiser les conséquences et sécuriser la mise œuvre des projets

Identifier les besoins matériels et technologiques de chaque projet - en collaboration avec les chefs de projets, les fonctions supports - en établissant les cahiers des charges techniques s’appuyant sur la liste des livrables et la division en sous-dépendances – afin d’organiser leur mise à disposition selon les étapes d’avancement

Constituer les équipes projets, en définissant les ressources humaines pluridisciplinaires nécessaires, en interne ou en externe, en utilisant les outils d’aide à la décision afin d’organiser les activités des projets selon un plan de management de projet et identifier les expertises externes complémentaires nécessaires et les aménagements notables pour les collaborateurs en situation de handicap

Structurer le cycle budgétaire des projets selon le rétroplanning / l’organigramme des tâches, en utilisant la méthode d’évaluation des coûts adaptée, afin de faciliter et sécuriser la mise en œuvre des activités et identifier d’éventuelles besoins d’allocations financières supplémentaires

Coordonner la rédaction des cahiers des charges fonctionnel (C.D.C.F.) avec les chefs de projet, en analysant les réponses aux besoins des commanditaires, en vérifiant le respect du modèle de CDCF et l’intégration de la politique d’inclusivité et de handicap fixée par l’organisation et en respectant les normes en vigueur pour finaliser la proposition de valeur à destination du.des sponsors

Organiser la présentation et la restitution de la proposition de valeur aux parties prenantes et/ou aux organes de gouvernance en identifiant les modalités pertinentes, les ressources d’animation et de présentation nécessaires, les supports appropriés afin d’obtenir l’approbation officielle pour le lancement des opérations

Concevoir le modèle organisationnel de déploiement des projets en définissant les étapes et phases de mise en œuvre, en qualifiant les durées respectives, en identifiant les responsabilités des acteurs impliqués, en quantifiant les charges de travail, en cartographiant leurs interdépendances et en répertoriant les ressources nécessaires afin d’optimiser la mise en œuvre des projets selon une planification d’ensemble et détaillée pour chacun d’entre eux

Elaborer les outils de contrôle de la performance globale du portefeuille de projets, via les méthodes de testing, en analysant les indicateurs de performance (KPIs - Key Performance Indicator) opérationnels préalablement établis en tableau de bord et reporting, et en organisant les revues de projet afin de mesurer le degré d'atteinte et de conformité des objectifs opérationnels et stratégiques des actions et d’anticiper d’éventuelles dérives

Concevoir une stratégie de communication à destination des parties prenantes internes et externes des projets, en identifiant les modalités de coopération en mobilisant les outils digitaux de suivi et de communication du portefeuille projets et de partage de l’information afin de garantir leur engagement et la collecte au fil de l’eau des informations ayant un impact sur le travail d’un ou plusieurs chef.s de projets et d’assurer les interconnections entre les parties prenantes

Analyser les différents impacts de ce changement sur le fonctionnement interne, tout au long des projets, en anticipant les réactions des usagers et des acteurs, en identifiant les résistances et en projetant les solutions adaptées afin de préparer l’accompagnement au changement de l’ensemble des personnes concernées et impliquées par les projets

Accompagner les acteurs au changement, en communiquant des informations claires et factuelles sur les raisons du déploiement des projets et leur cohérence, en organisant des réunions, en leur faisant acquérir les outils et méthodes indispensables à la conduite du changement, en identifiant les besoins en formation afin d’instaurer une culture du changement et l’ancrer dans un processus continu

Gérer la clôture des activités en lien avec les différents projets en cours d’exécution en effectuant les derniers tests, en organisant les réunions « post mortem », en transmettant les remarques sur les prochaines étapes aux parties prenantes afin de diffuser les derniers rapports d’activités

Clôturer la gestion administrative des projets, au fur et à mesure, en vérifiant que l’ensemble des fichiers et ressources sont bien à disposition des différents acteurs, en mettant à jour la documentation, en clôturant les contrats avec les fournisseurs, sous-traitants ou autres parties externes, en transmettant les données financières consolidées à l’équipe financière et l’ensemble des livrables aux parties prenantes et/ou organe de gouvernance afin d’assurer la finalisation des projets, d’établir le bilan de fin de chacun et permettre leur évaluation

Evaluer le rendement des projets par rapport aux objectifs fixés en amont et exigences initiales du.des sponsors, aux moyens de divers outils sélectionnés en fonction des besoins d’enquête dans le but d’en faire le bilan, détecter les écarts et les axes d’amélioration pour les projets suivants

Organiser l’enrichissement des compétences des membres de l’équipe en mettant en place l’analyse du retour d’expérience projets et une organisation apprenante afin de tirer les enseignements de réussites et d’échecs de chacun des projets et ainsi capitaliser sur les réalisations

Concevoir une démarche de management collaboratif en favorisant les échanges, en mettant en place les conditions d’un environnement de travail propices au travail collectif, en définissant les objectifs et en assurant les feedbacks afin de faire adhérer l’ensemble des acteurs (chef.fe de projet, membre des équipes projets, etc.) autour d’un projet global d’entreprise dans un process d’amélioration continue

Concevoir une organisation de travail à distance en utilisant les outils de collaboration multicanaux, en s’appuyant sur les différences culturelles des équipes et en prenant en compte la maturité digitale de l’organisation et des acteurs projets, en mettant en place un protocole de travail à distance dans le but de favoriser l’expérience de travail, optimiser le travail collaboratif, fluidifier les interactions et unifier les équipes autour des projets

Animer les équipes projets en mettant en œuvre des méthodes d’animation (réunions, briefs, check points), en vérifiant le travail accompli, en faisant preuve d’exemplarité, dans le but de responsabiliser chacun sur l’importance de son rôle et de ses activités, en prévoyant les aménagements en cas de présence de collaborateurs en situation de handicap, et évaluer la performance collective / individuelle et par chefferie de projet

Gérer les situations conflictuelles ou émotionnellement délicates dans le respect de l'intégrité des personnes, en établissant l’origine factuelle d’un dysfonctionnement dans le but de prévenir, détecter et résoudre les situations problématiques pouvant perturber ou ralentir les projets

Entretenir la relation tripartite avec les managers hiérarchiques et des membres de l’ des équipes projets en assurant la coordination de l’information en cas de cadrage / recadrage (formel ou informel), en négociant des ressources complémentaires avec les services transversaux, en rendant compte de l’avancée des livrables afin de fluidifier l'organisation du des projets, développer la collaboration au sein de l’entreprise, en prévenir les silos et prendre des décisions pertinentes et rapides en tirant profit des de la synergies collectives

Guider et soutenir les membres de son équipe projets chefs.fes d’équipe projets en mettant en œuvre les techniques de la méthode agile, en contrôlant les sous-parties des projets et en présentant des modifications le cas échéant afin de faire appliquer les directives et l’exécution des tâches permettant ainsi de gérer les priorités changeantes

Coordonner la pluridisciplinarité et la dimension intergénérationnelle des équipes projets en mobilisant les ressources individuelles, méthodes et techniques de l'intelligence collective dans le but de capitaliser sur les compétences de chacun des membres, d’optimiser et renforcer la mise en œuvre du portefeuille de projets et l’atteinte des objectifs communs

Manager une équipe multiculturelle et/ou internationale en analysant les facteurs clivants possibles, en identifiant les variables culturelles existantes, les différentes approches managériales existantes afin de proposer des actions et outils de gestion de l’interculturalité (possiblement dans un environnement multilingue) au service du développement, de la pérennisation et du bien-être des collaborateurs

Modalités d'évaluation :

Dans le cadre d’un parcours formation visant la certification dans sa totalité - 5 épreuves :

Projet réel commandité par une entreprise sponsor, portant sur les différentes phases d’arbitrage décisionnel du portefeuille projets et un rendu sur l’analyse de ses pratiques

Etude de cas  portant sur la mise en œuvre opérationnelle d’un portefeuille de projets

Mise en situation professionnelle réelle en entreprise portant sur la mise en œuvre opérationnelle d’un portefeuille projets et la conduite du changement auprès des usagers. 

Simulation managériale dans le cadre de l’accompagnement d’une équipe pluridisciplinaire en cas réel de gestion d’un projet fictif. 

Evaluation réalisée en formation, sur l’ensemble des compétences dispensés